Разгъване / свиване на редове или колони в Excel и Google Таблици
В тази статия ще научите как да разширявате и свивате редове или колони, като ги групирате в Excel и Google Sheets.
Excel ни позволява да групираме и разгрупираме данни, което ни позволява да разширяваме или свиваме редове и колони, за да организираме по -добре нашите електронни таблици. Това е възможно чрез групиране на данни ръчно или използвайки Автоматично очертаване опция.
Групиране и разгрупиране на редове ръчно
Ако искаме групови редове в Excel трябва да имаме данни, организирани по начин, който е съвместим с функционалността за групиране на Excel. Това означава, че имаме нужда няколко нива на информация, сортирани правилно и междинни суми за всяко ниво информация, която искаме да групираме. Също така данните не трябва да имат празни редове или интервали.
В следния пример имаме общи продажби на месец по продукти. Следователно данните са сортирани по месец и продукт и имаме междинни суми за всеки месец, както искаме групиране на данни по месеци.
За да групирате данни за 21 януари и 21 февруари:
1. (1) Изберете данни в колоната, които искаме да групираме. В нашия случай това е така 21 януари, така че ще изберем C2: C8. След това, в Лента, (2) отидете на Данни раздел, а в Контур раздел, (3) кликнете върху Група икона. (Имайте предвид, че вместо това можете да използвате и клавишна комбинация: ALT + SHIFT + стрелка надясно).
3. В новия прозорец, оставете избраните редове тъй като искаме да групираме редове и да щракнем Добре.
В резултат на това получаваме контурната лента от лявата страна с 21 януари групирани.
4. Ако искаме сривам тази група данни, просто трябва щракнете върху знака минус в контура.
Както е показано на снимката по -долу, всички редове с 21 януари в колона В сега са свити и само междинната сума за този период остава видима.
5. Както в стъпка 4, можем разшири групата (показване на редове) отново, от щракнете върху знака плюс. Следвайки точно същите стъпки, можем също да групираме данни за 21 февруари.
Групирайте и разгрупувайте множество нива на данни
Да речем, че искаме да добавим още едно ниво на групиране на данни: Продукт. Първо, добавете междинна сума за всички продукти.
В момента имаме две групи за Месец ниво и междинни суми за месеци и продукти. Сега искаме да добавим групи за продукти. Можем да направим това по абсолютно същия начин, както правихме месеци наред. В този случай ще добавим шест групи данни, избирайки - отделно - Клавиатура (D2: D4), Мишка (D6: D7) и т.н. В резултат на това нашите данни и контури изглеждат като на снимката по -долу.
Вече имаме две контурни ленти, а втората представлява групи продукти. Следователно можем да свием всички групи продукти и да организираме данни по начин, който показва само междинни суми на месец за продукт.
Групиране и разгрупиране на редове с помощта на Auto Outline
Вместо да създаваме групи ръчно, можем да позволим и на Excel автоматично очертаване нашите данни. Това означава, че ако имаме добре структурирани данни, Excel автоматично ще разпознава групи и групови данни.
За да позволите на Excel да очертае данните автоматично, (1) щракнете навсякъде в данните, след това в Лента, (2) отидете на Данни раздела, щракнете върху стрелка под иконата на групата, и (3) изберете Автоматично очертаване.
Получаваме почти същите очертания като в ръчния пример, защото Excel може да разпознава групи данни. Единствената разлика е, че опцията Auto Outline създава една група повече за общата сума, която може да свие всички данни с изключение на общата сума.
Да се премахнете контурите създадено от Auto Outline, (1) щракнете навсякъде в данните след това в Лента, (2) отидете на Данни раздела, щракнете върху стрелка под иконата за разгрупиранеи изберете (3) Изчистване на очертанията.
Това ще премахне всички контури и ще разгрупира всички данни.
Разгънете и свийте целия контур
Кажете, че искаме сгънете целия контур (например, Месец). В контурната лента в горната част, щракнете върху номера на контурната лента искаме да рухнем (в нашия случай очертайте ниво 2).
В резултат на това всички редове с 21 януари и 21 февруари се свиват и се показват само общите стойности.
Ако искаме отново да разширим целия контур, (1) кликнете върху Общо, след това в Лента, (2) отидете на Данни раздел, а в Контур раздел, (3) кликнете върху Покажи подробности.
Сега всички данни се виждат отново и Месец очертанията се разширяват.
Групиране и разгрупиране на колони ръчно
По същия начин можем и ние групови колони в Excel. Кажете, че искаме да показваме само SKU и съответното Общи продажби.
1. Изберете всички заглавия на колони, които искаме да групираме (в нашия случай C1: F1).
2. В Лента, отидете на Данни раздел, а в Контур раздел, изберете Група (или използвайте клавишната комбинация ALT + SHIFT + стрелка надясно).
2. В изскачащия екран, (1) изберете колони и (2) щракнете върху OK.
В резултат на това ще получим нова контурна лента, но този път за колоните.
3. За да свиете групата от колони, щракнете върху знака минус в края на контура.
В резултат на това колоните C: F се свиват.
Групиране и разгрупиране на редове в Google Таблици
В Google Sheets можем да групираме редове само ръчно, така че нека използваме същия пример и да видим как да групираме данните в същите категории. За групиране по месеци:
1. (1) Sизберете всички редове с 21 януари, след това в менюто, (2) отидете на Даннии щракнете върху (3) Група.
2. В новия прозорец до селекцията щракнете върху Групирайте редове 2 - 11.
21 януари (Редове 2-11) вече са групирани и можем да видим контурната лента от лявата страна. Разликата в сравнение с Excel е, че знакът минус/плюс за свиване/разширяване е върхът на всяка група.
3. Да се срине 21 януари, щракнете върху знака минус в горната част на контура в продължение на месеци.
Сега данните за месеца са сбити и можем да видим само 21 януари Общо ред.
4. Сега получаваме знака плюс, така че можем да разширим групата отново.
5. Следвайки тези стъпки, можем също да групираме 21 февруари и създайте нов контур за Продукт ниво на данните. Когато приключим, лентите с данни и контури трябва да изглеждат така:
Разгрупиране на данни в Google Sheets работи точно като групиране.
1. (1) Sизберете данните, които искаме да разгрупираме (Клавиатура в 21 януари- клетки D2: D4), след това в менюто, (2) отидете на Данни, и (3) щракнете върху Разгрупиране.
2. В новия прозорец до селекцията щракнете върху Разгрупирайте редове 2 - 4.
Тези три реда вече са негрупирани и премахнати от контура.
Групиране и разгрупиране на колони в Google Таблици
Групиране на колони може да се направи по подобен начин на групиране на редове.
Изберете колони C: F, след това в менюто отидете на Данни, и кликнете върху Групови колони C - F.
Сега получаваме контурната лента за групиране на колони.
За да разгрупирате колони, изберете колони C: F, отидете на Данни, и кликнете върху Разгрупирайте колони C - F.
