Как да сортирате по фамилия в Excel и Google Sheets
В тази статия ще научите как да сортирате имена по фамилия в Excel и Google Sheets.
Ако приемем, че имате име и фамилия заедно в една клетка, има няколко различни начина да извлечете фамилията и да сортирате колоната с пълното име по фамилия.
Сортиране по фамилия с текст към колони
Първата опция за сортиране по фамилия е да извлечете фамилията от пълното име в отделна колона, като използвате функцията за текст в колони в Excel. Да предположим, че имате следния списък с имена, съдържащ само едно собствено име и едно фамилно име, разделени с интервал, в колона Б:
1. Изберете колоната, която искате да сортирате (B в този пример), и в Лента, отидете на Данни> Текст в колони.
2. В Съветника за преобразуване на текст в колони, стъпка 1, напуснете Разграничени проверено и щракнете Следващия.
3. На екрана Стъпка 2 проверете Космос и щракнете Следващия.
4. За Стъпка 3 изберете Не импортирайте колона (пропуснете) под Формат на данните в колоната. В Дестинация, въведете клетката, където искате да отидат извлечените данни (в този случай $ C $ 1) и щракнете завършек.
Това означава, че ще пропуснете първата колона (име), тъй като нямате нужда от нея, и ще получите само втората колона (фамилия) в колона C, започвайки от клетка C1.
5. Сега имате фамилни имена в колона C до пълните имена в колона B и можете да сортирате и двете колони по колона C.
За да направите това, изберете колона с фамилни имена и в Лента, отидете на Начало> Сортиране и филтриране> Сортиране от A до Z.
6. В изскачащото предупреждение напуснете Разширете селекцията проверено и щракнете Вид. Това означава, че искате всички попълнени колони (B и C) да бъдат сортирани въз основа на колона C.
След като сортирането е извършено, всички стойности в колона B се сортират по азбучен ред по фамилия и можете да изтриете колона C, тъй като вече не се нуждаете от нея.
Сортиране по фамилия с Flash Fill
Вторият вариант за постигане на същия резултат е да използвате Flash Fill. Тази опция разпознава шаблоните по два или повече записа.
1. Въведете първите две фамилни имена в клетки С1 и С2 (Травис и Макголдрик) и ги изберете. Сега поставете курсора в долния десен ъгъл на областта за избор, докато се превърне в кръст и кликнете два пъти то.
2. Щракнете върху Бутон за опции за автоматично попълване което се появява в края на избора и изберете Flash Fill.
Както можете да видите, Excel автоматично разпознава, че искате да извлечете фамилии въз основа на пространството в колона B и автоматично попълва останалата част от колона C. Сега можете да сортирате диапазона по същия начин, както в горния раздел.
Сортирайте по фамилия с Намери и замени
Друг начин за сортиране по фамилия е да използвате Find and Replace.
1. Изберете колона B и я копирайте (CTRL + C), след това изберете клетка C1 и поставете копираната колона (CTRL + V).
2. Изберете Колона C и в Лента отидете на Начало> Намиране и избор> Замяна (или използвайте клавишната комбинация, CTRL + H).
3. В изскачащия прозорец въведете an звездичка и а пространство (*) в Намери какво, напуснете Замени с празно и щракнете Замени всички.
В Find една звездичка представлява всеки знак, така че когато поставите звездичка в Find, Excel ще намери всички знаци преди интервал и ще ги замени с празна стойност (изтрийте ги).
В резултат на това всички имена и интервали вече се премахват от всяка клетка. Само фамилните имена са в колона C. След това можете да сортирате колоната по същия начин, както в горния раздел.
ЗАБЕЛЕЖКА: Друга възможност е да използвате VBA код за сортиране на данни по фамилия.
Сортиране по фамилия в Google Таблици
Тъй като Google Sheets няма опции като Flash запълване на Excel и текст в колони, можете да използвате функции, за да създадете формула, която да извлече фамилното име в колона C. Същата формула може да се използва и в Excel със същия синтаксис.
1. Изберете клетка C1 и въведете формулата:
| 1 | = НАДЯСНО (B1, LEN (B1) -FIND ("", B1)) |
Функцията LEN намира дължината на текста в клетка B1 (която е 11).
Функцията FIND връща позицията на текста, който търсите (интервал) в клетка B1 (която е 5).
Функцията RIGHT връща определения брой знаци (11-5 = 6) от края, в дадената клетка (B1).
Като краен резултат получавате последните шест знака от B1, което е фамилното име (Травис).
2. Поставете курсора в долния десен ъгъл на клетка C2, докато се появи кръстчето.
3. Плъзнете формулата до края на диапазона (C8).
4. Когато всички фамилни имена са извлечени, можете да сортирате данните в колона Б.
Изберете колони B и C, а в Меню, отидете на Данни> Обхват на сортиране.
5. В изскачащия прозорец изберете Колона С и A → Z под Сортиране пои щракнете Вид.
Сега можете да изтриете колона C, тъй като имената в колона B са сортирани по фамилно име по азбучен ред, от A до Z.
