Сортирайте / азбучете падащ списък в Excel и Google Таблици
Този урок ще покаже как да подредите падащ списък по азбучен ред в Excel и Google Sheets.
Когато въвеждаме повтарящи се данни в Excel, понякога може да е полезно да имате падащ списък с опции, от които да избирате. Мощна нова функция на Excel 365 е възможността да сортирате данни и да показвате само уникални данни в списък поради нова функция, наречена Функции за динамичен масив.
За да получим падащ списък с уникални стойности, сортирани по азбучен ред, трябва да използваме две от тези нови функции, а именно функциите UNIQUE и SORT. След това можем да използваме Валидиране на данни, за да създадем нашия падащ списък от данните, върнати от тези функции.
Имайте предвид, че също е възможно да се сортира по азбучен ред с помощта на VBA.
Функцията SORT
Функцията SORT ни позволява да сортираме списък с данни по азбучен ред.
В празна клетка вдясно от нашите данни можем да въведем следната формула:
| 1 | = СОРТИРАНЕ (B3: B13) |
Когато натиснем ENTER или щракнем върху отметката, за да въведем формулата в Excel, под клетката, в която сме въвели формулата, ще се появи списък със сортирани стойности от избрания диапазон. Това е известно като „обхват на разливи“.
Обхватът на разлив автоматично извежда всички уникални стойности, които се съдържат в избрания диапазон. Забележете, че в лентата с формули формулата е затъмнена в този диапазон на разливане поради факта, че е формула за динамичен масив. Ако трябва да изтрием формулата в клетка G2 например, тогава обхватът на разливане също ще бъде изчистен. Обхватът на разлива се разпознава по тънката синя линия, която се появява около него.
УНИКАЛНАТА функция
Функцията UNIQUE е друга функция за динамичен масив, която ни позволява да извличаме уникални стойности от списък.
В празна клетка вдясно от нашите данни можем да въведем следната формула:
| 1 | = УНИКАЛЕН (B3: B13) |
Както при функцията SORT, веднага щом натиснем клавиша ENTER, функцията UNIQUE ще се прелее в обхвата на разливане и ще попълни колоната под клетката, където сме въвели формулата. Списъкът ще показва само уникални стойности от първоначално избрания ни диапазон и тъй като е формула за динамичен масив, не можем да променяме или променяме формулата в този диапазон на разливане.
Комбиниране на функциите SORT и UNIQUE
Комбинирайки функциите SORT и UNIQUE заедно, можем да получим списък, който показва само уникални стойности и е сортиран по азбучен ред.
| 1 | = СОРТИРАНЕ (УНИКАЛНО ((B3: B13))) |
ЗАБЕЛЕЖКА: Няма значение в кой ред влагаме функциите; бихме могли да използваме и формулата = УНИКАЛНО (СОРТИРАНЕ (B3: B13)).
Създаване на падащ списък
Вече можем да използваме този диапазон от клетки, за да създадем падащ списък, от който да избираме с помощта на валидиране на данни.
1. Изберете диапазона от клетки, където искаме да се появи падащият списък, и след това в Лента, изберете Данни> Валидиране на данни.
2. Сега изберете Списък от Позволява списък, след което въведете формулата за Източник от списъка.
Необходимо е да поставите хаштага (#) след формулата, за да уведомите Excel, че се нуждаем от целия диапазон на разливане, а не само от стойността в отделната клетка (например G2).
3. Щракнете Добре за да създадете сортирания падащ списък в избрания диапазон.
Как да сложите по азбучен ред падащ списък в Google Таблици
The ВИД и ЕДИНСТВЕН ПО РОДА СИ Функциите работят по същия начин в Google Sheets, както и в Excel.
1. За да създадете падащия списък, подчертайте диапазона от клетки, които ще съдържат падащия списък, а след това в Меню, изберете Потвърждаване на данни.
2. Докато диапазонът от клетки, който съдържа падащите списъци, автоматично ще бъде попълнен от нашата селекция по -горе, ние трябва да въведем Критерии. Списък от диапазон се избира автоматично и след това трябва да въведем целия диапазон от клетки за списъка с критерии (например G3: G7). Функцията за хаштаг, която Excel използва, не съществува в Google Sheets.
3. Щракнете Запазване за да вмъкнете сортирания падащ списък в електронната таблица на Google.
