Обобщена таблица е по същество начин за извличане на данни и представянето им в четлива форма. Обобщените таблици са чудесен начин за разпитване на данни и създаване на таблици с информация, които могат да се опресняват при промяна на необработените данни!
Работен пример: имате нужда от таблица, която показва следното:
- Колко позиции (действителни FTE) имате общо
- Разбито по заглавие на позиция
- Разбито по статут на заетост (Перм/Време/Небрежно)
След като имате необработените данни, създавате обобщена таблица за вашите необработени данни:
- От лентата с инструменти изберете Данни> Отчет за обобщена таблица и обобщена диаграма…
- Щракнете върху Напред
- Проверете дали данните, които искате да включите в обобщената таблица, са маркирани в Обхват
- Щракнете върху Напред
- Ако искате вашата обобщена таблица да се появи в нов работен лист (раздел), щракнете върху край. В противен случай, ако искате той да се появи в същия работен лист (т.е. - под данните), щракнете върху Съществуващ работен лист и изберете първата клетка след данните и след това щракнете върху завършване
Трябва да се появи скелетът на обобщената таблица.
Ако списъкът с полета на обобщена таблица (показан вдясно, горе) не се вижда, ще трябва да го отворите:
- Щракнете с десния бутон върху лентата с инструменти (навсякъде в квадрата по -долу):
- Изберете Обобщена таблица.
- Щракнете Показване на списъка с полета
- Полетата вече трябва да се виждат и можете да плъзнете полето надясно, за да го заключите на място.
- Плъзнете следните полета в областите: СКРЕНА ФИЛТРОВА ОБЛАСТ: Нито един
ОБЛАСТ ЗА РАЗДЕЛЯНЕ НА КОЛОНИ: Тип позиция
РАЗДЕЛ НА РЕДА: Заглавие на длъжността
ОБЛАСТ НА БАЗОВИТЕ ДАННИ: Действително FTE
- За да промените основното поле на сума, щракнете с десния бутон върху полето (закръглено по -долу):
Изберете Настройки на полето …
Изберете Сума.
Щракнете Номер…
Изберете Номер и 2 десетични знака след това щракнете върху OK.
Данните трябваше да бъдат променени на десетични.
- За да пренаредите колоните Тип позиция: Щракнете с десния бутон Случайно> Поръчка> Преместване в край
Вече имате готовата си таблица с колоните в ред на Постоянен, Временен, Небрежен.
 |  |
Следващата стъпка е да плъзнете необходимите ви полета в областите на таблицата, за да създадете таблицата. Структурата на обобщената таблица е следната:
Типично използване на зоните:
СКРИТИ ФИЛТРОВИ ОБЛАСТИ: Филтър за периодично финансирани позиции
ОБЛАСТ ЗА РАЗДЕЛЯНЕ НА КОЛОНИ: Вид длъжност, Вид на заетостта, Основа на заетостта, Класификация
РАЗДЕЛ НА РЕДА: Организационни единици, местоположения, длъжности
ОБЛАСТ НА БАЗОВИТЕ ДАННИ: Брой служители, FTE
Обобщената таблица трябва да изглежда така:
Обърнете внимание, че базовите данни по подразбиране са „Брой на действителните FTE“. Това означава, че всяка позиция е отчетена като 1 без значение от стойността на FTE. Ако основното поле беше Headcount, това би било правилно (тъй като всички стойности биха били 1) обаче това са FTE стойности и те изискват сума, а не броене.
В тези два урока (две части) ще научите няколко готини съвета относно осеви таблици:
1) За да попълните празните стойности с нули:Щракнете с десния бутон върху полето за базови данни (закръглено по -долу)
Изберете Опции за таблици… Въведете 0 в празните клетки, покажете (закръглено по -долу)
Щракнете върху OK.
Осевата таблица сега трябваше да замени празните места с нули.
2) За да скриете колоната Общо:
Щракнете с десния бутон върху полето за базови данни („Сумата от действителните FTE“, показани по -горе)
Изберете Опции за таблици… Премахнете отметката Обща сума за редове (закръглено по -долу)
Графата с общите суми вече трябваше да бъде премахната.
3) За да добавите скрит филтър към обобщената таблица:Плъзнете полето, което съдържа филтъра, в областта на скритите филтри за данни (т.е. ниво на организационната единица 04)
Щракнете върху стрелката надолу, за да изберете филтъра за единица организация. Изберете необходимия филтър (т.е. - Спорт и отдих)
Обобщената таблица сега показва само онези позиции в ниво 04 на организацията, спорт и отдих.
4) За да покажете само избрани заглавия на позиции:
Щракнете върху стрелката надолу, за да изберете Заглавие на длъжността филтър
За да улесните избора, плъзнете списъка навън, така че да се виждат повече позиции
Ако в списъка има много стойности и искате само няколко, започнете с премахването на отметката Покажи всички (показано по -долу), за да отмените избора на всички стойности
Изберете позициите, които искате да покажете в таблицата. (т.е. спортисти и мениджъри)
Щракнете върху OK
Осевата таблица сега трябва да съдържа само спортисти и мениджъри.
5) За да покажете проценти от типа позиция за всяка позиция:
Щракнете с десния бутон върху полето за базови данни (в този случай „Сума от действителните FTE“)
Изберете Настройки на полето …
Щракнете Опции>>
Изберете % от реда за Показване на данните като
Щракнете върху OK.
Забележка: В този списък има и опции за % на колона и % от общо като последното е много полезно.
Осевата таблица вече показва проценти, но може да има стойности за грешка за редовете, които нямат позиции (тъй като не можете да разделите на нула!).
6) За да премахнете грешки от обобщената таблица:Щракнете с десния бутон върху полето за базови данни (в този случай „Сума от действителните FTE“)
Изберете Опции за таблици…
Въведете 0 в За стойности на грешки покажете кутия
Щракнете върху OK.
Всички грешки сега трябва да бъдат заменени с нули.
