Как да предотвратите дублиращи се записи в Excel и Google Sheets
В тази статия ще научите как да предотвратите дублиране на записи в Excel и Google Sheets.
Предотвратяване на дублиращи се записи
Ако искате да разрешите само уникални стойности в колона, използвайте функционалността за валидиране на данни в Excel. По този начин можете да попречите на потребителя да въвежда дублирани стойности. Да речем, че имате следния списък с имена в колона Б.
За да предотвратите дублиране на записи в диапазон, изпълнете следните стъпки.
1. Изберете диапазон от данни за валидиране на данни (напр. B2: B10) и в Лента, отидете на Данни> Валидиране на данни.
2. В прозореца за валидиране на данни, (1) изберете Персонализиран като критериите за валидиране по Позволява, и (2) въведете формулата COUNTIF:
| 1 | = COUNTIF ($ B $ 2: $ B $ 10, B2) = 1 |
Тази формула брои - за всеки запис - колко пъти тази стойност се появява в диапазона B2: B10. Ако резултатът е 1 (което означава, че записът се появява само веднъж в диапазона), тогава той е разрешен. В противен случай правилото за валидиране на данни не позволява на потребителя да въведе тази стойност, тъй като тя вече е в диапазона.
След това (3) отидете на Въведено съобщение раздел.
3. В раздела Входящо съобщение, влезте (1) заглавието на съобщението, което добавяте, и (2) Въведено съобщение. Това съобщение ще се появи, когато потребител избере клетка в диапазона за валидиране на данни, за да предостави информация за правилото за валидиране на данни.
След това (3) отидете на Предупреждение за грешка раздел.
4. В раздела Предупреждение за грешка, влезте (1) заглавието на съобщението за грешка и (2) Съобщение за грешка. Това съобщение ще се появи, ако потребител въведе съществуваща стойност и не му позволява да въвежда дублирани стойности.
След това (3) щракнете Добре.
Сега избирането на празна клетка от диапазона за валидиране на данни (например B9) подканва входно съобщение за валидиране на данни.
Ако се опитате да въведете съществуваща стойност в клетка B9 (напр. Майкъл), получавате съобщението за грешка, изобразено по -долу, което ви спира да въвеждате дублирана стойност.
Предотвратяване на дублиращи се записи в Google Таблици
За да предотвратите дублиране на записи в Google Sheets, изпълнете следните стъпки.
1. Изберете диапазон от данни за валидиране на данни (напр. B2: B10) и в Меню, отидете на Данни> Валидиране на данни.
2. В прозореца за валидиране на данни въведете (1) Персонализираната формула е като Критерии, и (2) въведете формулата:
| 1 | = COUNTIF ($ B $ 2: $ B $ 10, B2) = 1 |
След това (3) изберете Отхвърляне на въвеждане, (4) проверка Показване на помощния текст за валидиране, и (5) въведете съобщение за грешка. (6) Щракнете Запазване.
Сега, ако се опитате да въведете стойност в клетка B9, която вече съществува в диапазона, ще получите съобщението за грешка, което току -що сте задали.
